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E-Mail und Posteingang: jede Nachricht in der richtigen Akte
Du schreibst aus der Akte, mit deiner eigenen Adresse. Antworten holt Salesfy aus deinem Postfach und legt sie dorthin, wo sie hingehören: zum Kunden und zum Vorgang.
Schreiben, ohne das Programm zu wechseln
Aus der Akte, dem Vorgang, dem Angebot oder der Rechnung heraus öffnet sich das Mailformular mit einem Vorschlagstext. Du liest ihn durch, änderst, was nicht passt, und schickst erst dann ab.
- Vorlagen für wiederkehrende Mails – was sich aus der Akte füllen lässt, ist schon eingesetzt.
- Anhänge aus der Akte: anhaken, was mitgehen soll; Angebot und Rechnung hängen von selbst an.
- Deine Signatur steht unter jedem Text und lässt sich vor dem Senden ändern.
- Dein Mailserver: Versendet wird über dein eigenes Postfach, Antworten kommen bei dir an.
Ein Posteingang, der zuordnet
Mit dem Modul „Posteingang“ holt Salesfy alle fünf Minuten die Mails aus deinem Postfach. Jede Mail bekommt ihre Akte – über drei Regeln, in dieser Reihenfolge:
- Kennung im BetreffSteht dort die Nummer des Vorgangs, ist die Sache eindeutig.
- AntwortketteWer auf deine Mail antwortet, landet bei derselben Akte – auch mit neuem Betreff.
- Absender und Betreffdieselbe Adresse, derselbe Betreff, innerhalb von vierzehn Tagen
- Sonst: nicht zugeordnetDie Mail bleibt liegen, mit einem Vorschlag, wenn der Absender bekannt ist. Geraten wird nicht.
Vier Stapel statt einer endlosen Liste
Offen ist deine Arbeitsliste. Nicht Zugeordnetes legst du mit einem Klick zur richtigen Akte. Newsletter und Systemmeldungen werden aussortiert, bleiben aber sichtbar. Was erledigt ist, hakst du ab – es bleibt in der Akte.
- Jedes Postfach: Gmail, Outlook oder der Mailserver deines Anbieters, per IMAP.
- Auch Gesendetes: Was du aus deinem Mailprogramm schickst, kommt ebenfalls in die Akte.
- Portal-Anfragen: Mails von ImmoScout24, immowelt oder mobile.de werden zu Interessenten.
Nachfassen in mehreren Schritten
Eine E-Mail-Serie schickt mehrere Mails im Abstand von Tagen – zum Beispiel nach einem Erstgespräch. Du schreibst die Schritte einmal, schreibst Kontakte ein und siehst, wer wo steht.
- Stoppt von selbst: bei einer Antwort, wenn der Vorgang abgeschlossen ist oder der Empfänger sich abmeldet.
- Versandzeiten: nur werktags und nur im Zeitfenster, das du festlegst.
- Abmeldelink steht unter jeder Mail der Serie.
- Vorschau mit Beispieldaten, bevor die erste Mail rausgeht.
SMS und WhatsApp aus der Akte
Mit dem Modul „SMS & WhatsApp“ schreibst du Kurznachrichten aus der Akte – über deinen eigenen Twilio-Zugang. Antworten landen beim Kontakt.
- Vorlagen und Zustellstatusdu siehst, was angekommen ist
- Terminerinnerungper SMS oder WhatsApp, zusammen mit der Erinnerung per E-Mail
- SperrlisteWer „STOP“ schreibt, bekommt nichts mehr
- Kostenrechnet Twilio je Nachricht mit dir ab
Was davon in welchem Paket steckt
Die Grundfunktionen – Firmen, Kontakte, Vorgänge, Aufgaben und Termine – sind in jedem Paket enthalten. Für das Übrige schaltest du diese Module ein:
Module, die dein Paket nicht enthält, buchst du ab Starter einzeln für 4,90 € im Monat dazu.
Häufige Fragen
Gut zu wissen: Salesfy ist kein Newsletter-Programm. Für Rundmails an große Verteiler gibt es Anbindungen an Mailchimp und Brevo; E-Mail-Serien sind fürs persönliche Nachfassen gedacht.
Brauche ich für den Mailversand ein eigenes Postfach?
Ja. Du trägst die Zugangsdaten deines Mailservers ein (SMTP zum Senden, IMAP für den Posteingang). So gehen Mails mit deiner Adresse raus. Das Passwort wird verschlüsselt gespeichert und nie wieder angezeigt.
Funktioniert das mit Gmail und Outlook?
Ja, mit jedem Postfach, das SMTP und IMAP anbietet. Viele Anbieter verlangen dafür ein eigenes App-Passwort – das legst du bei deinem Anbieter an.
Was passiert mit Mails, die sich nicht zuordnen lassen?
Sie stehen unter „Nicht zugeordnet“. Wo der Absender bekannt ist, steht ein Vorschlag bereit, den du mit einem Klick übernimmst.
Kann ich Rechnungen von einer eigenen Adresse verschicken?
Ja. Für Rechnungen und Zahlungserinnerungen lässt sich ein eigener Absender einstellen, zum Beispiel rechnung@deine-firma.de.
Probier es mit deinen eigenen Kunden aus.
10 Tage kostenlos, ohne Zahlungsdaten. Danach buchst du ein Paket oder arbeitest im Free-Paket weiter – es wird nichts von selbst zum Abo.