Zum Inhalt springen
  1. Start
  2. Branchen
  3. Fotografie & Video

CRM für Fotografen und Videografen

Anfrage, Vorgespräch, Vertrag, Anzahlung, Shooting, Galerie: Salesfy führt jeden Auftrag bis zur Lieferung – mit Termin, Location, Nutzungsrechten und allem, was dein Kunde ausgesucht hat.

  • Ohne Zahlungsdaten
  • Einrichtung für Fotografie & Video mit einem Klick
  • Alles danach änderbar
Aufträgestatt „Vorgänge“
Auftraggeberstatt „Firmen“
Kundenstatt „Kontakte“
38 Felder · 2 Tabellen · 7 Unterlagen · 3 Erinnerungen

Gebucht ist, wenn die Anzahlung da ist

Die Stufen reichen von „Termin reserviert“ über „Vertrag versendet“ bis „Gebucht (Anzahlung da)“. Den Fotografenvertrag unterschreibt dein Kunde online.

Galerien mit Ablaufdatum

Link, Anbieter, Status und Auswahl stehen beim Kunden. Bevor eine Galerie offline geht, erinnert dich Salesfy.

Alben und Abzüge nachhalten

Produktbestellungen mit Labor, Bestelldatum, Status und Liefertermin hängen am Auftrag.

Dein Ablauf ist schon angelegt

Jeder Auftrag durchläuft diese Stufen – von „Anfrage“ bis „Abgeschlossen“. Die Namen änderst du jederzeit, und was du nicht brauchst, blendest du aus.

  1. Anfrage
  2. Angebot versendet
  3. Rückfragen
  4. Vorgespräch
  5. Termin reserviert
  6. Vertrag versendet
  7. Gebucht (Anzahlung da)
  8. Shooting erfolgt / in Bearbeitung
  9. Geliefert
  10. Abgeschlossen

Für alles, was nicht zustande kommt: Absage und Storniert.

Salesfy nennt die Dinge wie du

Im Menü, in Listen, auf Knöpfen und in Unterlagen stehen deine Wörter – nicht die eines allgemeinen CRM.

  • Aufträgesteht überall dort, wo ein allgemeines CRM „Vorgänge“ oder „Deals“ sagt.
  • Kundenstatt „Kontakte“: die Personen, mit denen du arbeitest.
  • Auftraggeberstatt „Firmen“: Unternehmen und Stellen dahinter.
  • Paketestatt „Leistungen“: das, was in deiner Preisliste steht.
  • Aufträge offenstatt „Pipeline“: die Übersicht dessen, was gerade läuft.

Begriffe, Stufen und Menü selbst ändern

38 Felder, die du nicht selbst anlegen musst

Die Angaben, die in deiner Branche wirklich gebraucht werden, sind vorbereitet. Was du nicht brauchst, blendest du aus; was fehlt, legst du in einer Minute an.

Aufträge

15 zusätzliche Felder

AnlassShooting-DatumUhrzeit / DauerGanztägigLocationMediumAnzahl Bilder / FilmlängeZweitfotograf / CrewFragebogen ausgefülltNutzungsrechteNutzungsdauer / GebietLieferung bisGalerieBewertungAblauf / Shotlist

Kunden

6 zusätzliche Felder

KundenartPartner / PartnerinInstagramJahrestag (z. B. Hochzeitstag)Model Release unterschriebenBilder für Portfolio freigegeben

Auftraggeber

3 zusätzliche Felder

ArtRahmenvereinbarung / TagessatzProvision für Empfehlungen (%)

Salesfy erinnert von selbst. Steht in einem dieser Felder ein Datum, liegt rechtzeitig vorher eine Wiedervorlage bei dir: Lieferung bis (7 Tage vorher), Online bis (14 Tage vorher), Liefertermin (3 Tage vorher).

Eigene Tabellen für Galerien und Produktbestellungen

Was weder in die Akte noch in den Vorgang passt, bekommt eine eigene Liste mit eigenem Menüpunkt – verknüpft mit dem, wozu es gehört.

Galerien

8 Felder, verknüpft mit: Kunde

LinkAnbieterPasswort / PIN hinterlegt inStatusAnzahl BilderVom Kunden ausgewähltOnline bisArchiv / Backup-Ort

Produktbestellungen

6 Felder, verknüpft mit: Auftrag

ArtMengeLabor / LieferantBestellt amStatusLiefertermin

Unterlagen, die fertig mitkommen

7 Vorlagen für Fotografie & Video. Salesfy füllt Namen, Anschrift und die Angaben aus dem Auftrag selbst ein und legt das PDF in der Akte ab – auf Wunsch unterschreibt dein Kunde online.

  • Fotografenvertrag / Hochzeitsvertrag
  • Nutzungsrechte-Lizenz
  • Model-Release / Einwilligung (KUG, DSGVO)
  • Fragebogen und Shotlist
  • Übergabe / Lieferbestätigung Galerie
  • Freigabe Album und Produkte
  • Anfrage Foto- / Drehgenehmigung Location

Die Vorlagen sind Muster zum Anpassen und ersetzen keine Rechtsberatung.

Verträge und Unterlagen

Leistungen für deine Preisliste

Diese Pakete stehen als Beispiele bereit. Preise und Einheiten trägst du selbst ein – danach landen sie mit einem Klick im Angebot.

Hochzeitsreportage ganztagsHochzeit Standesamt (2 Std.)Zusätzliche Reportage-StundePortrait- / PaarshootingBewerbungsfotosBusiness-Shooting (halber Tag)Produktfoto freigestelltImagefilm nach KonzeptNutzungsrechte WerbungFotoalbumFahrtkosten

Angebote und Preisliste

So sieht das im Programm aus

Bevor du etwas übernimmst, zeigt dir Salesfy genau, was die Einrichtung für Fotografie & Video anlegt: Tabellen, Felder, Erinnerungen, Begriffe und Module. Erst wenn du zustimmst, wird es eingerichtet.

  • Es wird nichts gelöscht, und gleichnamige Felder und Tabellen entstehen nicht doppelt.
  • Etwas fehlt? Felder, Tabellen und Stufen ergänzt du danach selbst unter „Anpassen“.
  • Einmal gewählt: Die Branche legst du beim Start fest – sieh dir die Vorschau in Ruhe an.
Branche und Module wählen
Die Vorschau in Salesfy für Fotografie & Video: eigene Tabellen mit ihren Feldern, automatische Erinnerungen, Begriffe und Ablauf.

Diese Module schaltet Salesfy für dich ein

18 von 41 Modulen passen zu Fotografie & Video. Alle sind im Paket Business enthalten; im Paket Pro fehlen davon nur Verträge, Web-Formulare, DATEV-Export – einzeln für je 4,90 € zubuchbar.

RatenzahlungAuftragswert in Raten abrechnen, Zahlplan je Vorgangab Starter
VerträgeVerträge aus Bausteinen mit Online-Unterschriftab Business
PreislisteListenpreise je Leistung, je Firma abweichendab Free
AusgabenBelege als Foto oder PDF erfassen, Vorsteuer im Blick, Übergabe an DATEVab Starter
PosteingangE-Mails abholen und Kunden, Kontakten oder Vorgängen zuordnenab Starter
Dokumente einlesen (KI)Kontakte aus hochgeladenen Unterlagen anlegen (eigener KI-Schlüssel nötig)ab Pro
Angebote & PositionenArtikelstamm, Angebote als PDF, Rechnungen aus Positionen, Abschlag und Schluss, E-Rechnungab Free
MahnwesenZahlungserinnerung und Mahnstufen mit Vorlagen und Gebührenab Starter
Online-TerminbuchungÖffentliche Buchungsseite mit Bestätigung und Erinnerungab Pro
Web-FormulareAnfrage-Formulare für deine Webseite, jede Anfrage landet im CRMab Business
AutomatisierungenWenn-dann-Regeln: Aufgabe anlegen, Mail senden, Stufe setzenab Pro
KundenportalKunden sehen Angebote, Rechnungen und Unterlagen per Link und laden Dateien hochab Pro
EinwilligungenEinwilligungen online einholen und belegenab Starter
DATEV-ExportBuchungsstapel mit Belegen für die Steuerberatungab Business
Online-BezahlenBezahl-Link auf der Rechnung über Stripe oder PayPalab Starter
Kalender-AbgleichTermine in Google, Outlook oder Apple Kalender, belegte Zeiten zurück ins CRMab Free
Unterlagen-VorlagenFertige Dokumente je Branche, als PDF abgelegt, online unterschreibbarab Free
Kontoauszüge & ZahlungsabgleichKontoauszüge einlesen (CAMT, MT940, CSV), Zahlungen offenen Rechnungen zuordnenab Starter

Alle Module und Pakete im Vergleich

Fragen aus der Praxis

Was Salesfy nicht ist: Salesfy ist keine Online-Galerie und kein Bildarchiv. Die Galerie liegt bei deinem Anbieter; in Salesfy steht, wo sie ist und bis wann sie online bleibt.

Kann ich Nutzungsrechte sauber festhalten?

Ja. Nutzungsrechte, Dauer und Gebiet stehen am Auftrag. Die Nutzungsrechte-Lizenz und das Model-Release gibt es als Vorlagen.

Wie teile ich den Preis in Anzahlung und Rest?

Aus dem Angebot erzeugst du eine Abschlagsrechnung für die Anzahlung und nach dem Shooting die Schlussrechnung.

Kann ich die Einrichtung für Fotografie & Video nachträglich anpassen?

Ja. Begriffe, Stufen, Felder, eigene Tabellen und das Menü änderst du im Programm unter „Anpassen“. Module schaltest du einzeln ein und aus. Nichts davon löscht Daten.

Kann ich meine bisherigen Kunden mitbringen?

Ja. Kunden, Auftraggeber und die Einträge eigener Tabellen übernimmst du aus Excel oder CSV. Du ordnest die Spalten zu, siehst im Probelauf, was passieren würde, und übernimmst erst dann.

Was kostet Salesfy für Fotografie & Video?

Die Einrichtung für deine Branche ist in jedem Paket enthalten. Free ist dauerhaft kostenlos, Starter kostet 12 €, Pro 29 € und Business 49 € im Monat (netto, 1 Nutzer inklusive). Jedes bezahlte Paket testest du 10 Tage kostenlos.

Richte Salesfy für Fotografie & Video ein.

10 Tage kostenlos, ohne Zahlungsdaten. Du wählst die Branche, siehst die Vorschau und arbeitest mit deinen eigenen Daten.