CRM für IT-Dienstleister und Systemhäuser
Welche Geräte stehen beim Kunden, wann läuft die Lizenz aus und wie viel Kontingent ist verbraucht? Salesfy hält Systeme, Lizenzen und Wartungsverträge je Kunde zusammen – und trennt Störungen von Neukundenprojekten.
- Ohne Zahlungsdaten
- Einrichtung für IT-Dienstleister mit einem Klick
- Alles danach änderbar
Abläufe, bevor sie ablaufen
Garantie und Herstellersupport, Lizenzlaufzeiten und Vertragsenden haben eigene Datumsfelder. Salesfy erinnert vorher – rechtzeitig für das Verlängerungsangebot.
Kontingente im Blick
Enthaltene Stunden, verbrauchtes Kontingent, Reaktionszeit und der Stundensatz außerhalb des Vertrags stehen am Wartungsvertrag.
Zwei Pipelines
Aufträge und Störungen laufen von „Anfrage / Ticket“ bis „Abgerechnet“. Neukunden und Projekte haben einen eigenen Ablauf mit IT-Check und Onboarding.
Dein Ablauf ist schon angelegt
Jeder Auftrag durchläuft diese Stufen – von „Anfrage / Ticket“ bis „Abgerechnet“. Die Namen änderst du jederzeit, und was du nicht brauchst, blendest du aus.
- Anfrage / Ticket
- Angebot versendet
- Rückfrage / Analyse
- Vor-Ort-Termin / Bestandsaufnahme
- Zusage
- Hardware bestellt
- Beauftragt
- In Bearbeitung
- Erledigt / abgenommen
- Abgerechnet
Für alles, was nicht zustande kommt: Absage und Abgebrochen.
Zweite Pipeline „Neukunden & Projekte“: Lead / Anfrage → Angebot versendet → Nachfassen → IT-Check / Bestandsaufnahme → Zusage → Vertrag in Abstimmung → Beauftragt / Vertrag unterschrieben → Onboarding / Umsetzung → Live / übergeben → Abgerechnet
Salesfy nennt die Dinge wie du
Im Menü, in Listen, auf Knöpfen und in Unterlagen stehen deine Wörter – nicht die eines allgemeinen CRM.
- Aufträgesteht überall dort, wo ein allgemeines CRM „Vorgänge“ oder „Deals“ sagt.
- Kontaktestatt „Kontakte“: die Personen, mit denen du arbeitest.
- Kundenstatt „Firmen“: Unternehmen und Stellen dahinter.
- Aufträge offenstatt „Pipeline“: die Übersicht dessen, was gerade läuft.
71 Felder, die du nicht selbst anlegen musst
Die Angaben, die in deiner Branche wirklich gebraucht werden, sind vorbereitet. Was du nicht brauchst, blendest du aus; was fehlt, legst du in einer Minute an.
Aufträge
13 zusätzliche Felder
Kontakte
3 zusätzliche Felder
Kunden
13 zusätzliche Felder
Salesfy erinnert von selbst. Steht in einem dieser Felder ein Datum, liegt rechtzeitig vorher eine Wiedervorlage bei dir: Erledigen bis (1 Tage vorher), Garantie / Herstellersupport bis (90 Tage vorher), Läuft ab / verlängert am (30 Tage vorher), Laufzeit bis (90 Tage vorher).
Eigene Tabellen für Systeme & Geräte, Lizenzen & Abos und Wartungsverträge
Was weder in die Akte noch in den Vorgang passt, bekommt eine eigene Liste mit eigenem Menüpunkt – verknüpft mit dem, wozu es gehört.
Systeme & Geräte
15 Felder, verknüpft mit: Kunde
Lizenzen & Abos
10 Felder, verknüpft mit: Kunde
Wartungsverträge
17 Felder, verknüpft mit: Kunde
Unterlagen, die fertig mitkommen
8 Vorlagen für IT-Dienstleister. Salesfy füllt Namen, Anschrift und die Angaben aus dem Auftrag selbst ein und legt das PDF in der Akte ab – auf Wunsch unterschreibt dein Kunde online.
- Wartungs- / Managed-Service-Vertrag mit SLA
- AV-Vertrag Fernwartung und IT-Betreuung (Art. 28 DSGVO)
- Serviceschein / Leistungsnachweis
- Übergabeprotokoll Hardware
- Monatsreport IT-Betreuung
- Systemdokumentation / Notfallblatt
- Auftrag / Auftragsbestätigung IT-Leistung
- Protokoll Datenträgerlöschung / -vernichtung
Die Vorlagen sind Muster zum Anpassen und ersetzen keine Rechtsberatung.
Verträge und UnterlagenLeistungen für deine Preisliste
Diese Leistungen stehen als Beispiele bereit. Preise und Einheiten trägst du selbst ein – danach landen sie mit einem Klick im Angebot.
So sieht das im Programm aus
Bevor du etwas übernimmst, zeigt dir Salesfy genau, was die Einrichtung für IT-Dienstleister anlegt: Tabellen, Felder, Erinnerungen, Begriffe und Module. Erst wenn du zustimmst, wird es eingerichtet.
- Es wird nichts gelöscht, und gleichnamige Felder und Tabellen entstehen nicht doppelt.
- Etwas fehlt? Felder, Tabellen und Stufen ergänzt du danach selbst unter „Anpassen“.
- Einmal gewählt: Die Branche legst du beim Start fest – sieh dir die Vorschau in Ruhe an.
Diese Module schaltet Salesfy für dich ein
18 von 41 Modulen passen zu IT-Dienstleister. Alle sind im Paket Business enthalten; im Paket Pro fehlen davon nur Verträge, Abos & Lastschrift, Web-Formulare, DATEV-Export – einzeln für je 4,90 € zubuchbar.
Fragen aus der Praxis
Was Salesfy nicht ist: Salesfy ersetzt kein Ticketsystem mit Mail-Eingang und kein RMM. Kennwörter gehören in deinen Passwort-Manager – in Salesfy steht nur, wo sie hinterlegt sind.
Kann ich Managed Services monatlich abrechnen?
Ja. Mit dem Modul „Abos & Lastschrift“ legst du wiederkehrende Rechnungen an – monatlich, quartalsweise oder jährlich, auf Wunsch mit SEPA-Lastschrift.
Gibt es einen AV-Vertrag für die Fernwartung?
Ja, als Muster: „AV-Vertrag Fernwartung und IT-Betreuung (Art. 28 DSGVO)“. Ob der Vertrag beim Kunden vorliegt, steht als Feld in der Akte.
Kann ich die Einrichtung für IT-Dienstleister nachträglich anpassen?
Ja. Begriffe, Stufen, Felder, eigene Tabellen und das Menü änderst du im Programm unter „Anpassen“. Module schaltest du einzeln ein und aus. Nichts davon löscht Daten.
Kann ich meine bisherigen Kontakte mitbringen?
Ja. Kontakte, Kunden und die Einträge eigener Tabellen übernimmst du aus Excel oder CSV. Du ordnest die Spalten zu, siehst im Probelauf, was passieren würde, und übernimmst erst dann.
Was kostet Salesfy für IT-Dienstleister?
Die Einrichtung für deine Branche ist in jedem Paket enthalten. Free ist dauerhaft kostenlos, Starter kostet 12 €, Pro 29 € und Business 49 € im Monat (netto, 1 Nutzer inklusive). Jedes bezahlte Paket testest du 10 Tage kostenlos.
Verwandte Branchen
Richte Salesfy für IT-Dienstleister ein.
10 Tage kostenlos, ohne Zahlungsdaten. Du wählst die Branche, siehst die Vorschau und arbeitest mit deinen eigenen Daten.