Daten importieren: Excel oder CSV rein, Kunden da
Du findest den Import im Menü unter „System“ → „Daten importieren“. Er nimmt Excel-Dateien (.xlsx) und CSV-Dateien bis 30 MB und speichert nichts, bevor du den Probelauf gesehen hast.
Dauer: 15 Minuten für die erste Datei
Datei vorbereiten
Eine Zeile je Datensatz, in der ersten Zeile die Überschriften. Mehr musst du nicht tun: Trennzeichen und Zeichensatz erkennt Salesfy selbst, Umlaute aus alten Windows-Programmen kommen richtig an.
Hochladen
Wähle, was in der Datei steht – Firmen, Kontakte, Artikel oder die Einträge einer eigenen Tabelle – und lade die Datei hoch.
Spalten zuordnen
Salesfy zeigt jede Spalte mit drei Beispielen und schlägt das passende Feld vor. Du korrigierst, was nicht stimmt. Deine eigenen Felder stehen zur Wahl; ordnest du mehrere Spalten demselben Textfeld zu, werden sie zusammengefügt (Straße und Hausnummer).
Probelauf
Ein Klick auf „Probelauf“ rechnet alles durch, ohne zu speichern. Du siehst: wie viele neu, wie viele ergänzt, wie viele unverändert, wie viele übersprungen.
Übernehmen
Stimmt das Ergebnis, klickst du auf „Übernehmen“. Erst jetzt werden die Datensätze angelegt.
Die richtige Reihenfolge
- Zuerst Firmen und Kontakte.
- Danach Tabellen, die an ihnen hängen – Anlagen, Fahrzeuge, Policen, Objekte.
- Artikel und Leistungen jederzeit, sie hängen an nichts.
Nichts doppelt anlegen
Hat deine Datei eine Kundennummer aus dem alten Programm, ordne sie dem Feld „Nummer im alten Programm“ zu. Dann erkennt ein zweiter Import, wen es schon gibt. Ohne Nummer gleicht Salesfy über die E-Mail-Adresse und über Name mit Postleitzahl ab.
- Vorhandene ergänzenfüllt nur leere Felder – die sichere Wahl
- Vorhandene überschreibennimmt die Werte aus der Datei
- Vorhandene nicht anfassenlegt nur Neue an
So müssen die Werte aussehen
- Datum28.09.2026 oder ein Excel-Datum
- Betragmit Komma: 1.250,00 oder 1250,00
- Ja/Neinja, nein, x oder 1
- Auswahlfeldder Wert muss einem der Auswahlwerte entsprechen
Tipp: Nimm für den ersten Versuch zehn Zeilen. Stimmt die Zuordnung, lädst du die ganze Datei hoch – die ersten zehn werden dann als „unverändert“ erkannt.
Häufige Fragen
Löst der Import Mails oder Automatisierungen aus?
Nein. Beim Import starten keine Automatisierungen, keine E-Mail-Serien und keine Webhooks.
Kann ich auch Rechnungen aus dem alten Programm übernehmen?
Aus Lexware Office (lexoffice) und sevDesk ja, über die Anbindung: Kunden, Artikel und alte Rechnungen mit PDF. Aus anderen Programmen übernimmst du Kunden und Artikel und lässt die Rechnungsnummern in Salesfy weiterzählen.
Was passiert im Free-Paket bei mehr als 25 Kontakten?
Das Free-Paket erlaubt 25 Kontakte und Firmen zusammen. Der Import legt an, bis die Grenze erreicht ist, und sagt, wie viele Zeilen übrig geblieben sind. Für größere Listen brauchst du Starter oder höher – in der Testphase eines bezahlten Pakets gibt es keine Grenze.
Probier es mit deinen eigenen Kunden aus.
10 Tage kostenlos, ohne Zahlungsdaten. Danach buchst du ein Paket oder arbeitest im Free-Paket weiter – es wird nichts von selbst zum Abo.